Открыли ИП на УСН и теперь ломаете голову — брать отчетность на себя или платить профессионалам? Страшно и там, и там. Своими руками можно наделать ошибок и получить штрафы, а на аутсорсе — выкидывать деньги на ветер. В статье честно разбираем обе стороны медали, считаем бюджет и выясняем, кому действительно нужен бухгалтер, а кто прекрасно обойдется Контур.Эльбой или сервисами Тинькофф.
Вести самому или отдать на аутсорс — дилемма, которая сводит с ума
Помните то чувство, когда вы только получили свидетельство о регистрации ИП? Эйфория от того, что вы теперь бизнесмен, быстро сменяется легкой паникой. Особенно когда доходит до бухгалтерии. Упрощенная система налогообложения (УСН) вроде бы облегчает жизнь, но вопрос «кто будет это считать?» заставляет хвататься за голову.
Знакомая история? Еще бы. Каждый второй предприниматель проходит через это. С одной стороны, кажется, что можно разобраться самому — в интернете полно инструкций, есть умные приложения. С другой стороны, налоговая ошибок не прощает, и одна неправильно заполненная цифра в декларации может стоить вам десятков тысяч рублей. Я переговорил с десятком знакомых ИПшников, понаблюдал за их шишками и готов поделиться выводом: идеального решения нет, но есть правильный выбор под вашу конкретную ситуацию.
Путь первый: все самому — гордое одиночество или русская рулетка
Быть ИП-одиночкой, который сам себе директор, бухгалтер и уборщица, поначалу даже приятно. Ты контролируешь всё. Никаких чужих ошибок, никакой зависимости. Особенно если вы работаете в сфере услуг или мелкой рознице, где обороты небольшие, а операции однотипные.
Плюсы самостоятельного ведения:
- Экономия денег. Услуги бухгалтера стоят от 3 до 10 тысяч рублей в месяц для ИП на УСН. В год набегает приличная сумма, на которую можно купить, например, новый ноутбук или съездить в отпуск.
- Полное погружение в цифры. Когда сам считаешь доходы и расходы, начинаешь острее чувствовать бизнес. Перестаешь тратить на ерунду, потому что видишь, как каждая копейка влияет на налог.
- Скорость. Не надо ждать, пока бухгалтер соизволит ответить в мессенджере. Захотел сформировать платежку на уплату страховых взносов — зашел в приложение и сделал за пять минут.
Минусы, которые могут перечеркнуть всё:
- Риск ошибки. Налоговое законодательство меняется чаще, чем погода в Петербурге. УСН «Доходы» и УСН «Доходы минус расходы» — это две большие разницы в учете. Перепутали, что можно списать, а что нельзя? Получите доначисление налога и штраф.
- Потраченное время. Вы можете потратить целый выходной на то, чтобы разобраться с заполнением декларации в программе «Налогоплательщик ЮЛ», которую требует налоговая инспекция. Время, которое вы могли бы потратить на развитие бизнеса или семью.
- Страх. Постоянное чувство тревоги: «А правильно ли я все посчитал? А не придет ли требование?». Это эмоциональное выгорание стоит дороже любого бухгалтера.
Если вы решили идти этим путем, не делайте это вручную на тетрадных листочках. Сейчас есть отличные помощники. Например, Контур.Эльба или сервис Мое дело. Они заточены именно под ИП на УСН, сами следят за сроками уплаты взносов и подсказывают, что и когда заполнять. Тинькофф Банк для своих клиентов тоже предлагает неплохую встроенную бухгалтерию, которая сама считает налог к уплате. Плюс обязательно подключите личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС и на Госуслугах — там приходят уведомления о задолженностях и требования. Это спасет от сюрпризов.
Путь второй: аутсорс — платим за спокойствие
В какой-то момент приходит понимание, что время дороже денег. Или что штраф от налоговой за несданный отчет превысит годовую зарплату бухгалтера. Тогда взгляд падает на аутсорсинг.
Кому точно нужен бухгалтер со стороны:
- Если у вас есть сотрудники. Расчет зарплаты, налогов, взносов, отчетность в социальные фонды (СФР) — это адский квест для новичка. Ошибиться в расчете больничного или отпускных проще простого.
- Если у вас оборот больше миллиона рублей в месяц. Чем больше цифр, тем выше цена ошибки.
- Если вы используете разные системы налогообложения или совмещаете УСН с патентом. Тут даже опытные бухгалтеры иногда путаются.
- Если вы ненавидите бумажную работу и готовы платить за то, чтобы о ней забыть.
Где искать бухгалтера:
Вариантов несколько. Можно нанять знакомого спеца, который сидит дома и берет недорого. Это рискованно, но если человек надежный — почему нет. Можно обратиться в профильные компании, например, в Кнопку или в сервисы аутсорсинга вроде Фингуру. Они дороже, но несут ответственность и часто страхуют свои ошибки.
Плюс аутсорса в том, что вы получаете гарантию сдачи отчетности. Обычно в договоре прописано, что все пени и штрафы за просрочку или ошибки бухгалтер платит сам. Это снимает огромный пласт тревожности.
Но есть и ложка дегтя. Бухгалтер на аутсорсе не знает ваш бизнес досконально. Он может не заметить, что вы забыли провести какой-то чек, или дать совет, который удобен для учета, но невыгоден для дела. Вам все равно придется контролировать процесс и хотя бы на базовом уровне понимать, что происходит с деньгами компании.
Считаем деньги: калькулятор для принятия решения
Давайте приземлим ситуацию на реальные цифры. Допустим, вы ИП на УСН 6% без сотрудников, с ежемесячным доходом около 200 000 рублей. Посчитаем оба варианта.
Вариант «Сам»:
Вы покупаете доступ к Контур.Эльбе или аналогичному сервису — это около 5-7 тысяч рублей в год. Плюс ваше время. Допустим, вы тратите на бухгалтерию 5 часов в месяц. Если оценить ваше рабочее время в 2000 рублей в час (а вы, как бизнесмен, стоите явно дороже), то это минус 10 тысяч рублей в месяц. Итого финансовые потери — около 10-12 тысяч в месяц с учетом амортизации сервиса.
Вариант «Аутсорс»:
Услуги удаленного бухгалтера для такого ИП стоят в среднем 5-8 тысяч рублей в месяц. Но вы освобождаете 5 часов времени. Их вы направляете на поиск новых клиентов или улучшение сервиса. Допустим, это приносит вам дополнительно 15-20 тысяч рублей в месяц.
Вывод парадоксальный: платный аутсорс часто оказывается выгоднее, чем «бесплатная» самостоятельная бухгалтерия, если правильно посчитать упущенную выгоду.
Технические детали, о которых нельзя забывать
Если вы все же решите вести учет сами, запомните несколько технических моментов, которые сэкономит вам нервы.
- Книга учета доходов и расходов (КУДиР). На УСН вы обязаны ее вести. Даже если у вас налог 6% и расходы не важны, КУДиР нужна для контроля лимитов дохода. Если забьете на нее, при проверке налоговая может пересчитать вам налог по максимуму. Удобнее всего вести ее в электронном виде в тех же сервисах вроде 1С:Предприниматель или онлайн-бухгалтерии.
- Страховые взносы. Это головная боль каждого ИП. Фиксированные взносы за себя нужно платить обязательно. И на УСН «Доходы» их можно вычитать из налога. Но есть нюанс: если вы платите взносы частями, налог уменьшается только в том квартале, когда взносы реально ушли в бюджет. Если заплатить всё в декабре, то уменьшить налог можно будет только за четвертый квартал, а за первые три придется заплатить полностью. Многие ИП об этом спотыкаются.
- Онлайн-кассы. Если вы торгуете или принимаете оплату картой, вам нужна касса. Ее нужно ставить на учет в налоговой, и данные о каждой продаже уходят в ОФД (оператор фискальных данных). Бухгалтер на аутсорсе обычно следит, чтобы касса не слетела с учета и чтобы чеки коррекции вовремя отправлялись. Самостоятельно за этим тоже нужно следить, иначе штраф.
Личный опыт и эмоциональные качели
Я часто вижу, как начинающие предприниматели мечутся. В январе они полны энтузиазма и решают всё делать сами. Скачивают программы, читают форумы на vc.ru, задают вопросы в телеграм-каналах про УСН. К марту энтузиазм сменяется усталостью. К июню они уже ненавидят свою бухгалтерию, откладывают отчеты на последний день и живут в стрессе. А к декабрю либо закрывают ИП, либо бегут нанимать бухгалтера с криком «спасите-помогите».
А есть другой типаж — те, кто сразу идет к профессионалам. Они тратят деньги, но спят спокойно. У них есть время развивать бизнес, а не копаться в классификаторах бюджетной классификации (КБК), которые постоянно меняются.
Заключение
Нет правильного ответа, который подойдет всем. Но есть честный ответ для каждого конкретного случая. Если ваш бизнес — это вы и вы не планируете нанимать людей, а обороты невысоки, пробуйте сами с помощью современных сервисов. Если вы наняли первого же сотрудника или начали получать крупные суммы — берите бухгалтера на аутсорс не раздумывая.
И помните: сэкономить на бухгалтерии можно, но экономия должна быть разумной. Штраф за несданную декларацию по УСН сейчас составляет минимум 1000 рублей, а может доходить до 30% от неуплаченного налога. Одна такая оплошность перекроет годовую выгоду от самостоятельной работы.
Поделитесь в комментариях, какой путь выбрали вы? Были ли у вас фатальные ошибки в отчетности, после которых пришлось срочно менять подход? Давайте соберем банк знаний для новичков — вместе мы сила. Если статья задела за живое, поставьте лайк и киньте ссылку знакомым ИПшникам, пусть тоже почешут репу перед выбором.